GDPR - Passeli Henkilötietoapuri

Passeli Henkilötietoapuri on lisäohjelma, joka on kehitetty helpottamaan tietosuojalainsäädännön (GDPR) mukaisten henkilötietojen poistamista ja anonymisoimista. Ohjelma asennetaan suoraan sille tietokoneelle, jolle varsinainen Passeli-ohjelmisto on asennettu, ja se muodostaa yhteyden samaan tietokantaan.

Käyttöönoton edellytykset

Lataa Henkilötietoapuri-lisäohjelma tästä linkistä: Lataa henkilötietoapuri

Huomioi seuraavat tekniset ja sopimukselliset vaatimukset ennen käyttöä:

• Palvelusopimus: Ohjelman käyttö edellyttää voimassa olevaa ja aktiivista palvelusopimusta.
• Tietokantayhteys: Lisäohjelma on suorassa yhteydessä tietokantaan samalla tavalla kuin varsinainen Passeli-pääohjelma.
• Käyttöoikeudet: Ohjelmaan sisäänkirjautuminen on mahdollistettu ainoastaan Pääkäyttäjä-tunnuksella (huomioiden määritetyt ohjelmatasot).

Tärkeää huomioitavaa tietojen käsittelystä ja rajoituksista

Henkilötietoja käsiteltäessä on otettava huomioon lakisääteiset säilytysvelvollisuudet sekä ohjelman toiminnalliset rajoitukset:

• Työntekijätiedot (Lakisääteinen varoitus): Työntekijöihin liittyviä tietoja poistettaessa ohjelma poistaa valitun työntekijän tiedot suoraan ilman, että se tarkistaisi, ovatko tiedot yli 10 vuotta vanhoja. Tästä muistutetaan ohjelmassa erillisellä suurella varoituskolmiolla. Työntekijätietojen lakisääteinen säilytysvelvollisuus mainitaan Ennakonperintälaissa.
• Asiakastapahtumien poistorajoitukset:Asiakkaan tapahtumatietoja ei ole mahdollista poistaa seuraavissa tapauksissa:
  • Laskut ja kuitit: Kyseessä on lasku tai kuitti, joka on luotu kuluvan vuoden alusta laskettuna 6 vuoden sisällä. Tietojen säilytysvelvollisuus määritetään Arvonlisäverolaissa.
  • Muut tapahtumat: Tapahtuma on luotu kuluvan vuoden alusta laskettuna yhden vuoden sisällä, tai kyseistä tapahtumaa ei ole käsitelty loppuun (esimerkiksi järjestelmässä oleva voimassaoleva tarjous).
• Käyttäjän manuaalisesti poistettavat tiedot:Seuraavat rekisterikortit eivät poistu automaattisesti, vaan käyttäjän on poistettava ne itse manuaalisesti:
  • Henkilökortti
  • Asiakaskortti
  • Myyjäkortti
• Tietolajit, joita ohjelma EI käsittele:Henkilötietoapuri ei ulotu kaikkiin ohjelmiston osioihin. Seuraavia tietoja ohjelma ei käsittele lainkaan:
  • Ostotilaukset, ostotoimitukset ja ostolaskut
  • Toiminnanohjauksen (ERP) kirjaukset
  • Pankkiyhteysohjelman tiliotetiedot (huomioitava, että tiliotteet saattavat pitää sisällään henkilötietoja)
• Anonymisoinnin laajuus: Pääsääntönä asiakkaiden tapahtumilta anonymisoidaan vain ne tietokentät, joissa on melko varmasti henkilötietoa. Esimerkiksi Viitteenne- ja Muistio-kenttiä ohjelma ei anonymisoi.
• Kohderyhmä: Ohjelma listaa toimintoon ainoastaan ne asiakkaat, jotka on luokiteltu järjestelmässä yksityisasiakkaiksi. Ohjelma ei listaa yritysasiakkaita, joilla on määritetty Y-tunnus tai ALV-tunnus.

Opastusvideo: Passeli GDPR-työkalu

Katso tarkemmat ohjeet Henkilötietoapurin toiminnasta ja työnkulusta oheiselta videolta:

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei