Laskutusjärjestelmä käsittelee ja tallentaa useita erilaisia rekisteritietoja yrityksen päivittäisessä toiminnassa. Passeli Laskutus -ohjelma sisältää henkilötietoja useissa eri osioissa ja dokumenteissa, joita käytetään laskutusprosessin ja raportoinnin hoitamiseen.
Mitä henkilötietoja ohjelma sisältää?
Henkilötietoja tallentuu ja näkyy ohjelmassa seuraavissa kohdissa:
- Asiakaskortisto: Sisältää asiakkaan nimen ja yhteystiedot. Asiakaskortti voi pitää sisällään henkilön suoria tietoja.
- Lasku: Sisältää asiakkaan nimen ja yhteystiedot.
- Suoritukset: Sisältävät asiakkaan nimen.
- Tulosteet: Sisältävät asiakkaan nimen ja mahdollisesti yhteystiedot.
- Raportit: Sisältävät asiakkaan nimen.
Tietopyyntöihin vastaaminen ja raportointi
Jos rekisteröity esittää kysymyksen siitä, mitä ja millaisia tietoja hänestä on tallennettu järjestelmään, hänelle voi ilmoittaa yllä olevien kohtien (1–5) mukaiset asiat riippuen siitä, missä roolissa henkilön tietoja on ohjelmaan tallennettu.
Mikäli asiakas tai henkilö haluaa nähdä itseään koskevat tiedot, ohjelmasta on mahdollista ottaa ulos raportteja:
- Asiakaskortistosta ja henkilökortistosta voidaan tulostaa asiakasta ja henkilöä koskeva koottu tuloste.
- Varsinaisista tapahtumista, kuten tehdyistä laskuista, voidaan tulostaa tiedot erikseen näytettäväksi.
Henkilötietojen anonymisointi ja poistaminen
Sopimusasiakkailla on mahdollisuus käyttää henkilötietojen anonymisoimiseen ja poistamiseen erillistä Passeli Henkilötietoapuri -ohjelmaa. Ohjelman toiminta ja rajoitukset jakautuvat seuraavasti:
- Toiminnallisuus: Ohjelmalla voidaan anonymisoida laskujen ja laskusuoritusten sisältämiä tapahtumatietoja.
- Lakisääteinen aikaraja: Anonymisointi kohdistuu vain sellaisiin asiakkaan laskujen ja suorituksien tapahtumiin, joiden päiväyksestä on kulunut vähintään kuusi vuotta (Arvonlisäverolaki). Laskuilla on lain määräämä säilytysvelvollisuus.
- Muutos tiedoissa: Anonymisoinnin suorittamisen jälkeen kyseisiin tapahtumatietoihin päivittyy teksti
Anon pp.kk.vvvv(jossa päiväys on anonymisoinnin suorituspäivämäärä) ja yhteystietokentät tyhjennetään. - Anonymisoitavat kentät:Tapahtumien asiakastiedoista anonymisoidaan sekä laskutus- että toimitusasiakkaan osalta seuraavat kentät:
- Asiakas-ID ja asiakasnumero
- Nimi ja nimi2
- Osoite, postinumero, -toimipaikka, maa ja maakoodi
- Kieli
- Puhelin ja sähköposti
Tärkeää huomioitavaa manuaalisesta poistosta: Tietojen anonymisoinnin tai poiston jälkeen asiakkaan tai henkilön kortti jää edelleen ohjelmaan. Käyttäjän tulee poistaa kyseiset kortit manuaalisesti. Asiakaskortin tiedot käyttäjä anonymisoi itse tai vaihtoehtoisesti poistaa kyseisen asiakkaan asiakaskortin kokonaan järjestelmästä.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback