EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asettaa vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten GDPR on otettu huomioon Visma Verkkokaupassa ja miten voit hallinnoida asiakkaidesi suostumuksia, tietojen anonymisointia sekä tilausvahvistusten tietoturvaa ohjelman asetuksissa.

Visma Verkkokauppaan on lisätty erillinen Suostumus-asetus. Sen avulla asiakkaasi antaa sinulle luvan käsitellä henkilötietojansa, jotta ostotapahtuman ehdot täyttyvät.

Verkkokauppaasi on valmiiksi lisätty yleinen suostumusteksti. Sinun tulee muokata tämä teksti oman liiketoimintasi tarpeisiin sopivaksi ja ottaa se käyttöön tilauksen vahvistusnäkymässä. Pääset muokkaamaan suostumuksen ehtoja verkkokaupan hallinnasta kohdasta: Kaupan asetukset > Suostumus.

Kun henkilön tietojen säilyttämiselle ei ole enää laillista perustetta, henkilö voi vaatia tietojensa poistamista tai anonymisointia. Huomioithan kuitenkin, että Suomen kirjanpitolaki menee GDPR:n edelle, jolloin vain yli 10 vuotta vanha kirjanitomateriaali voidaan poistaa.

Anonymisointi tarkoittaa, että henkilö ei ole enää tunnistettavissa tiedoista. Mikäli olet siirtänyt tilauksia integroituun taloushallinto-ohjelmistoon, huomaa, että voit anonymisoida henkilötiedot vain Visma Verkkokaupasta. Anonymisointi verkkokaupassa ei siis vaikuta integroidun taloushallinto-ohjelmiston tietoihin.

Tilausten asiakastietoja voidaan anonymisoida kohdassa: Verkkokauppa > Tilaukset. Valitse listasta haluamasi asiakkaat ja klikkaa painiketta Anonymisoi valitut.

Kun tiedot on onnistuneesti anonymisoitu, asiakastiedot muuttuvat tunnistamattomiksi ja näyttävät tältä:

Verkkokaupan omistajan sähköpostiin lähetettävästä tilausvahvistuksen kopiosta on poistettu osa asiakkaan henkilötiedoista, kuten Laskutusosoite. Nämä tiedot ovat tietoturvasyistä nähtävissä vain Visma Verkkokaupan omassa Tilaukset-näkymässä tai integroidussa taloushallinto-ohjelmassasi.

Kauppiaalle tuleva tilausvahvistuksen kopio näyttää jatkossa tältä:

Mikäli käytätte erillistä verkkomaksujen palveluntarjoajaa, maksutiedot on aina siirretty salatusti palveluntarjoajan järjestelmään käsiteltäväksi. Tietoturvan parantamiseksi olemme lisänneet verkkokauppaan entistäkin vahvempia salausmenetelmiä, jotta kaikki maksutiedot tallennetaan ja käsitellään mahdollisimman turvallisesti.